Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung — was herausgerechnet werden muss

Auf deiner Abrechnung steht „Hausmeisterkosten" oder „Hauswart" mit einer einzigen Summe dahinter — keine Aufschlüsselung, keine Erklärung, was der Hausmeister dafür eigentlich gemacht hat. Das ist nicht automatisch falsch. Aber die Position gehört zu den häufigsten Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung, weil sie fast immer auch Kosten enthält, die dort nicht hingehören.

Was überhaupt zur Position Hauswart zählt

§ 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt die Vergütung des Hausmeisters, seine Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die er für seine Arbeit bekommt — aber nur, soweit das nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft. Genau diese fünf Ausnahmen stehen so, wörtlich, im Gesetzestext.

Das deckt sich mit der allgemeinen Regel aus § 1 Abs. 2 BetrKV: Verwaltungskosten und Instandhaltung sind grundsätzlich keine Betriebskosten, gleich unter welchem Namen sie auftauchen. Übernimmt ein Hausmeister beides — laufende Kontrollgänge und kleine Reparaturen —, macht er damit zwei Dinge, von denen nur eines auf dich umgelegt werden darf.

Die Doppelzählung, die die Verordnung extra ausschließt

§ 2 Nr. 14 BetrKV hat noch einen zweiten Halbsatz, der seltener zitiert wird: Soweit der Hausmeister Arbeiten übernimmt, die eigentlich unter die Nummern 2 bis 10 oder 16 fallen — also zum Beispiel Gartenpflege, Treppenhausreinigung oder Straßenreinigung —, dürfen diese Kosten nicht zusätzlich unter dem jeweils anderen Posten auftauchen. Kehrt der Hausmeister selbst das Treppenhaus, darf derselbe Aufwand nicht zusätzlich als eigener Posten „Gebäudereinigung" berechnet werden. Zwei Zeilen für dieselbe Arbeitsstunde findest du, wenn du die Positionen deiner Abrechnung nebeneinanderlegst.

Was in der Praxis zur nicht umlagefähigen Seite gehört

• Verwaltungsarbeit — Mietverträge verwalten, Abrechnungen erstellen, Mieterkorrespondenz
• Reparaturen — vom tropfenden Wasserhahn bis zur defekten Treppenhausleuchte
• Instandsetzung und Erneuerung — alles, was einen baulichen Mangel behebt, nicht nur laufend pflegt
• Schönheitsreparaturen — Streichen, Tapezieren, kleinere Ausbesserungen

Auf der umlagefähigen Seite bleibt, was tatsächlich laufender Betrieb ist: Kontrollgänge, Treppenhaus- und Hofreinigung (soweit nicht schon separat unter einem anderen Posten berechnet), Mülltonnen zum Abholtag heranschieben, kleine Handgriffe ohne Reparaturcharakter.

Ein Beispiel, wie das in der Praxis aussieht

Steht auf deiner Abrechnung „Hausmeister 900 €" ohne weitere Erklärung, und weißt du — etwa aus dem Mietvertrag, von Nachbarn oder aus einem Gespräch mit dem Hausmeister selbst —, dass dieselbe Person auch kleinere Reparaturen erledigt oder bei der Abrechnung mithilft, ist die volle Summe angreifbar. Der naheliegende erste Schritt ist dabei nicht, selbst einen Prozentsatz zu schätzen und abzuziehen. Verlang stattdessen genau das, was der BGH dem Vermieter aufgibt: eine Aufschlüsselung nach Tätigkeiten. Erst wenn die vorliegt, lässt sich der zulässige Anteil überhaupt beziffern — vorher ist jede eigene Rechnung nur eine Vermutung gegen eine andere.

Der pauschale Abzug reicht nicht mehr, sobald du widersprichst

Viele Abrechnungen lösen das Problem mit einem Trick: Sie ziehen pauschal 10 oder 20 Prozent von den Hausmeisterkosten ab und nennen das „Verwaltungs- und Instandhaltungsanteil". Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden (BGH, Urteil vom 20.02.2008 — VIII ZR 27/07): Ein solcher pauschaler Abzug genügt nicht mehr, sobald du ihn bestreitest. Ein einfaches Bestreiten reicht dafür aus — du musst den Abzug nicht mit einer eigenen Gegenrechnung widerlegen. Ab diesem Punkt muss der Vermieter konkret darlegen, welcher Anteil der Hausmeisterkosten auf welche Tätigkeit entfällt, und zwar nachvollziehbar für dich als Mieter.

Im Umkehrschluss heißt das auch: Ein Abzug, den du nicht bestreitest, bleibt bestehen. Die Position ist also kein automatischer Fehler — sie wird erst zu einem, wenn du nachfragst und keine plausible Antwort kommt.

Was du konkret tun kannst

1. Nachfragen, wie der Betrag zustande kommt. Steht in der Abrechnung nur eine Summe ohne Erläuterung, schreib das genau so in deine Einwendung: „Ich bestreite, dass die volle Summe umlagefähig ist, und bitte um Aufschlüsselung nach Tätigkeiten." 2. Belegeinsicht verlangen (§ 259 BGB) — Arbeitsvertrag des Hausmeisters, Stundenzettel oder eine vergleichbare Aufstellung, sofern vorhanden. 3. Auf Doppelzählung prüfen — taucht dieselbe Tätigkeit unter einem anderen Posten wie Gartenpflege oder Gebäudereinigung noch einmal auf? 4. Unter Vorbehalt zahlen, statt die Zahlung ganz zu verweigern — dann bleibt das Geld rückholbar, ohne dass du in Zahlungsverzug gerätst.

Wenn du es dir abnehmen lassen willst

Nachgerechnet erkennt die Bezeichnung „Hausmeister" oder „Hauswart" automatisch, ordnet sie § 2 Nr. 14 BetrKV zu und markiert sie als teilweise umlagefähig — mit dem Hinweis, dass du die Aufschlüsselung verlangen solltest. Am Ende steht ein fertiges Widerspruchsschreiben. Es läuft im Browser, ohne Konto, und deine Abrechnung verlässt dein Gerät nicht.

Quellen

• § 2 Nr. 14 BetrKV — die Position Hauswart: Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen, ausgenommen Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Hausverwaltung; zusätzlich das Verbot, Arbeiten nach den Nummern 2 bis 10 und 16 doppelt anzusetzen. Gesetzestext
• § 1 Abs. 2 BetrKV — der grundsätzliche Ausschluss von Verwaltungskosten und Instandhaltung/Instandsetzung aus den Betriebskosten. Gesetzestext
• BGH, Urteil vom 20.02.2008 — VIII ZR 27/07 — ein pauschaler Abzug für nicht umlagefähige Verwaltungs- und Instandhaltungsanteile an den Hausmeisterkosten genügt nicht mehr, sobald der Mieter ihn bestreitet; einfaches Bestreiten reicht, danach muss der Vermieter konkret aufschlüsseln. Entscheidung
• § 259 BGB — Rechnungslegung, Grundlage für die Belegeinsicht. Gesetzestext

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Dieser Text ist eine Orientierungshilfe und keine Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe ein Abzug in deinem Fall berechtigt ist, hängt von der jeweiligen Abrechnung und dem Mietvertrag ab. Bei größeren Beträgen lohnt der Gang zum Mieterverein.