Nebenkostenabrechnung prüfen — die drei Stellen, an denen die Fehler stecken

Die meisten Menschen prüfen ihre Nebenkostenabrechnung nicht. Nicht aus Bequemlichkeit — sondern weil niemand weiß, worauf man überhaupt schauen soll. „Hausmeisterkosten 248 €" sieht für Laien genauso plausibel aus wie „Verwaltungskosten 180 €". Dass das eine teilweise erlaubt ist und das andere überhaupt nicht, steht nirgends auf dem Blatt.

Der Deutsche Mieterbund schätzt, dass jede zweite Abrechnung Fehler enthält. Hier sind die drei Stellen, an denen sich das Nachsehen am meisten lohnt — in der Reihenfolge, in der du hinschauen solltest.

1. Zuerst das Datum, nicht die Zahlen

Das ist der größte Hebel im ganzen Thema, und er kostet dich zwei Blicke aufs Deckblatt.

Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB muss die Abrechnung dir spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen sein. Endete der Zeitraum am 31. Dezember 2024, war der letzte Tag also der 31. Dezember 2025.

Kam sie später, sagt Satz 3 des gleichen Absatzes: Die Nachforderung ist ausgeschlossen — es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Nicht anteilig, nicht gekürzt: die komplette Nachzahlung. Ein Guthaben bekommst du trotzdem ausgezahlt.

Wichtig ist dabei der Tag, an dem der Brief bei dir ankam, nicht das Datum, das oben auf dem Schreiben steht. Die beiden können weit auseinanderliegen.

Und in dieselbe Richtung, nur umgekehrt: Du selbst hast nach § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben. Danach sind sie grundsätzlich verspätet. Diese Frist läuft gerade, während du das hier liest.

2. Posten, die dort nichts zu suchen haben

Umlagefähig ist nicht, was der Vermieter für sinnvoll hält, sondern was in § 2 der Betriebskostenverordnung steht. Die Liste hat siebzehn Punkte, und sie ist abschließend.

Vier Klassiker, die trotzdem regelmäßig auftauchen:

• Verwaltungskosten und Hausverwaltung. Ausdrücklich keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Auch nicht anteilig, auch nicht unter einem anderen Namen wie „Abrechnungsservice".
• Reparaturen und Instandhaltung. Ebenfalls ausdrücklich ausgenommen — selbst dann, wenn die Kosten jedes Jahr anfallen.
• Kabelanschluss. Das sogenannte Nebenkostenprivileg ist am 30. Juni 2024 ausgelaufen. Seit dem 1. Juli 2024 dürfen laufende Kabelentgelte nicht mehr über die Betriebskosten abgerechnet werden. Der Betrieb einer hauseigenen Gemeinschaftsantenne bleibt dagegen umlagefähig — das ist nicht dasselbe.
• Miete für Rauchmelder. Der Bundesgerichtshof hat 2022 entschieden, dass die Anmietung nicht umlagefähig ist; sie sei eine verdeckte Anschaffung. Die reine Wartung kann dagegen vereinbart werden.

Ein Sonderfall ist der Hausmeister. Der ist umlagefähig — aber nur für die laufenden Tätigkeiten. Anteile für Reparaturen und Verwaltung müssen herausgerechnet werden. Wenn in deiner Abrechnung nur eine Summe steht, ist die Frage nach der Aufschlüsselung berechtigt.

3. Nachrechnen, wirklich nachrechnen

Der unspektakulärste Teil, und der mit den meisten Treffern.

Kosten, die nicht nach Verbrauch abgerechnet werden, verteilen sich nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB), sofern nichts anderes vereinbart ist. Die Rechnung dafür ist eine Zeile:

dein Anteil = Gesamtkosten × (deine Wohnfläche ÷ Gesamtfläche im Haus)

Bei 68 m² von 540 m² sind das 12,59 Prozent. Stehen bei Gesamtkosten von 1.620 € dann 248 € auf deiner Abrechnung statt der rechnerischen 204 €, sind das 44 € zu viel — bei einem einzigen Posten.

Zwei Dinge, auf die du dabei achten solltest:

• Stimmt die Gesamtfläche? Wenn im Haus Wohnungen leerstanden, muss deren Fläche mitgezählt werden. Die Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Vermieter, nicht die übrigen Mieter.
• Stimmt deine Fläche? Vergleiche mit dem Mietvertrag. Eine zu groß angesetzte Wohnfläche erhöht jeden einzelnen Posten.

Der Sonderfall Heizung

Bei Heizung und Warmwasser gilt eine eigene Verordnung. Nach § 7 Abs. 1 HeizkostenV müssen zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. Liegt der Anteil daneben oder wurde gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darfst du deinen Anteil nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen.

Dazu kommen zwei neuere Punkte:

• Sind fernablesbare Zähler verbaut, muss dich der Vermieter monatlich über deinen Verbrauch informieren. Fehlt das, sind 3 Prozent Kürzung möglich.
• Bei Öl, Gas und Fernwärme muss sich der Vermieter seit dem 1. Januar 2023 an den CO₂-Kosten beteiligen. Wie hoch sein Anteil ist, richtet sich nach einem Zehn-Stufen-Modell — bei schlecht gedämmten Gebäuden trägt er bis zu 95 Prozent. Der Abzug muss in der Abrechnung stehen.

Was du immer verlangen kannst

Zwei Rechte, die unabhängig von jedem einzelnen Posten gelten:

Belegeinsicht (§ 259 BGB). Du darfst die Originalrechnungen einsehen. Bei weiter Anfahrt kannst du stattdessen Kopien gegen Kostenerstattung verlangen. Solange dir die Einsicht verweigert wird, musst du eine Nachzahlung nicht leisten.

Wirtschaftlichkeitsgebot (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die ein vernünftiger Vermieter auch selbst tragen würde. Eine Gebäudereinigung weit über dem Ortsüblichen kannst du beanstanden.

Und dann?

Schreib deine Einwendungen auf, mit Bezug auf die jeweilige Vorschrift, und schick sie nachweisbar los. Zahle unter Vorbehalt der Rückforderung, statt gar nicht zu zahlen — das hält dir alle Wege offen.

Wenn du das nicht von Hand machen willst: Genau dafür gibt es Nachgerechnet. Das Werkzeug fragt die Eckdaten ab, prüft die Fristen, ordnet jeden Posten der Betriebskostenverordnung zu, rechnet den Flächenanteil nach und setzt daraus ein fertiges Widerspruchsschreiben zusammen. Es läuft im Browser, ohne Konto, und deine Abrechnung verlässt dein Gerät nicht.

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Dieser Text ist eine Orientierungshilfe und keine Rechtsberatung. Ob ein Punkt in deinem Fall durchgeht, hängt vom Mietvertrag und den Umständen ab. Bei größeren Beträgen lohnt der Gang zum Mieterverein.